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Creación de competencias empresariales según las necesidades de los clientes

FloraCraft se estableció hace 70 años en Ludington, Michigan, como una pequeña empresa familiar con clientes en el sector de arreglos florales de los Estados Unidos. La empresa estableció una relación con Dow Chemical —que había descubierto que, por sus propiedades, Styrofoam™ era el producto ideal para crear arreglos florales— y más tarde incrementó su producción al entrar al mercado de las manualidades, con productos para niños y artículos educativos, entre otros.

Jim Scatena, presidente y director general de FloraCraft, explica la filosofía que ha ayudado a la compañía a convertirse en una de las más exitosas en su sector. “Somos capaces de hacer lo que sea para satisfacer a nuestros clientes, mejorar nuestra reputación y fortalecer nuestra fiabilidad y nuestras relaciones, y al final, eso se convierte en más negocios para nosotros. Queremos ser el proveedor que todos escojan, y esa reputación nos ha beneficiado mucho en cuanto a oportunidades de negocios nuevas en años recientes”.

FloraCraft aprovechó esta reputación y logró reinventarse cuando cambió de estrategia para enfocarse más en la producción en masa. Con este cambio de enfoque, casi triplicó su inventario, o sus líneas de productos, y pudo hacerse de más espacio en las estanterías de los minoristas de gran escala.

Hoy, FloraCraft tiene una cartera de 3 500 SKU en producción en un año cualquiera. Sin embargo, el incremento de SKU y de espacio con los principales minoristas vino acompañado de más exigencias. “Habíamos fortalecido nuestras capacidades de logística y de cadena de suministro, pero la tecnología con la que contábamos ya no era suficiente. Al introducir productos nuevos, los tiempos de entregas se incrementaron para nuestras operaciones de fabricación fuera del país”, explica Scatena.

Ante este reto, la dirección de FloraCraft se dio cuenta de que la tecnología que usaban en ese momento ya no era suficiente para satisfacer las necesidades de sus clientes. La compañía contaba con un sistema MXP ERP que permitía imprimir informes financieros y de producción que no les eran útiles y simplemente archivaban. También usaba WHSe-LINK de Interlink Technologies para manejar las operaciones de su almacén, y tardaba cinco minutos en actualizar los datos al sistema MXP. El inventario no tenía números de serie, y ello ocasionaba imprecisiones que se exacerbaban durante la transmisión de datos entre los dos sistemas.

FloraCraft estaba operando sin poder ver todas sus capacidades operativas reales ni su estado financiero. “Para nosotros, las TI son esenciales y queremos aprovechar esas capacidades para mejorar nuestros procesos, crear una diferenciación competitiva y ayudar a que la empresa crezca”, afirmó Scatena.

El equipo decidió buscar un sistema ERP nuevo que pudiera darle una perspectiva única de la empresa, desde que se recibe la materia prima hasta que se producen los informes financieros.

“La gente de Plex se convirtió en nuestro aliado más que nuestro proveedor. Estaban dispuestos a explorar ideas nuevas y añadir funciones. Su constante participación nos da mucha confianza en nuestra capacidad para crecer y satisfacer las demandas de nuestros clientes.”JIM SCATENA, PRESIDENTE Y DIRECTOR GENE���ϳԹ���L

Aprovechar las mejores prácticas de fabricación en la nube

“Hicimos una revisión exhaustiva de nuestras opciones y asistimos a demostraciones de varios proveedores, como Epicor, NetSuite y Microsoft Dynamics”, dijo Scatena. “Al final, la Nube de Fabricación de Plex era la mejor solución para nosotros. Tenía todos los procesos que necesitábamos integrados en una solución. Y cuando vimos cómo funcionaba en entornos de producción en las instalaciones de algunos clientes de Plex, decidimos que era la opción ideal para nosotros”.

A FloraCraft le gustó que la Nube de Fabricación de Plex es una verdadera solución de nube. Cada uno de los usuarios tiene funciones que siempre están al día, así que no hay problemas con control de versiones ni lagunas de funciones. Scatena añadió: “Solo tenemos dos personas de TI en FloraCraft, así que no tener que manejar más servidores y software es una ventaja, al igual que el gasto mínimo necesario para actualizar las versiones o las licencias de ERP”.

Sabiendo el cambio tan importante que el despliegue de este sistema representaría para sus operaciones, y reconociendo la naturaleza de márgenes bajos y volúmenes altos de la empresa, la dirección de FloraCraft diseñó un plan de pruebas y capacitación específico para mitigar el riesgo, facilitar al máximo la transición y proteger la integridad de su producción.

“Decidimos que el módulo de Puntualidad y Asistencia sería el primero que usaríamos en línea para que los supervisores de recursos humanos y los empleados pudieran acostumbrarse al sistema. Después probamos cómo funcionarían algunos de nuestros procesos más complejos y fuimos aprendiendo a usar cada módulo junto con nuestro gerente de proyecto de Plex. Nos dimos cuenta de que si la aplicación funcionaba sin problemas para entregar productos que requerían hasta seis pasos, entonces el resto sería muy fácil”, dijo Scatena.

“Esta etapa de pruebas nos trajo beneficios inesperados. Nos permitió deshacernos de nuestros antiguos procesos y de viejos hábitos y empezar de cero”, añadió Scatena. “A medida que añadimos complejidad al ir probando Plex en todo el sistema, desde recepción de bienes hasta envíos y facturación, fuimos descubriendo oportunidades para mejorar la forma en que trabajamos”.

El sistema más poderoso solo añade valor si los usuarios lo utilizan. Al director de TI de FloraCraft, Willy Cain, le preocupaba que el bajo nivel de habilidades de TI de los trabajadores de la planta pudiera ser un obstáculo para la instalación de Plex. Pero finalmente no tuvieron problemas. “La mayoría de nuestros procesos los hacíamos con papel, pero nos enfocamos en capacitación intensiva y, en tan solo unas semanas, todo nuestro personal de la planta ya estaba usando Plex sin problemas”, dijo Cain. 

“Al final, la Nube de Fabricación de Plex era la mejor solución para nosotros. Tenía todos los procesos que necesitábamos integrados en una solución. Y cuando vimos cómo funcionaba en entornos de producción en las instalaciones de algunos clientes de Plex, decidimos que era la opción ideal para nosotros”JIM SCATENA, PRESIDENTE Y DIRECTOR GENE���ϳԹ���L

Ahora, la Nube de Fabricación de Plex nos permite escanear y verificar los códigos de UPC dentro del proceso de fabricación. Antes de tener Plex, el personal del taller hacía las verificaciones manuales, y eso podía generar errores porque FloraCraft mantiene 3 500 SKU. Con Plex, la verificación se hace al 100 por ciento.

La compañía también registró un incremento en sus ingresos de 60 por ciento sin tener que incrementar las horas de mano de obra.

Cómo convertirse en un proveedor sobresaliente para un cliente grande

En tan solo algunos meses, FloraCraft puso en operación la Nube de Fabricación de Plex en sus cuatro plantas. Gracias a la transformación que se produjo en la eficiencia operativa, la compañía obtuvo el premio de Proveedor del Año de Walmart en 2014. Walmart espera que sus proveedores cumplan con ciertas métricas importantes de crecimiento de ventas, envíos a tiempo y tasa de cumplimiento, margen bruto del retorno de la inversión, rotación de las unidades para menudeo y reabastecimiento de inventario —el 99 por ciento de sus tiendas tienen que abastecerse de inventario en cualquier momento—.

“La función de Planificación y Programación Avanzada nos fue particularmente útil para servir mejor a Walmart”, afirmó Scatena. “Cada semana, el minorista actualiza las proyecciones de pedidos de su almacén en cuanto a lo que tiene que comprar. Nosotros cargamos esta información a Plex y podemos comparar el pronóstico de Walmart con lo que tenemos en pedidos. Esto nos permite ver mejor los tiempos de entrega para proveedores como este. Además, poder programar la producción de forma dinámica nos permite asegurarnos de que tenemos las cantidades correctas de materiales en el momento adecuado”.

Gracias a esta eficiencia, FloraCraft ha aumentado los SKU que tiene colocados con Walmart en un asombroso 60 por ciento. “Walmart nos pide un tiempo de entrega de seis días. Nos mandan sus pedidos el martes y hacemos el envío el viernes para que llegue el lunes, así que es fundamental que tengamos las existencias correctas”, dijo Scatena.

“Tasa de cumplimiento” es otra métrica que usa Walmart, y FloraCraft cumple con ella usando las capacidades de inventario en serie de la Nube de Fabricación de Plex. FloraCraft tiene 160 SKU con Walmart, en volúmenes elevados, y ahora puede rastrear todo su inventario y asegurarse de que Walmart recibe el producto correcto en la tienda correcta. Gracias a Plex, FloraCraft ha podido incrementar sus tasas de cumplimiento de un excelente 99.35 por ciento a un 99.7 por ciento, que es todavía mejor.

“Con Plex tenemos datos de costeo más precisos, y eso nos permite hacer algo extraordinario: identificar los costos a una décima de centavo. ”JIM SCATENA, PRESIDENTE Y DIRECTOR GENE���ϳԹ���L